- Tiempo real gastado vs. presupuestado
- 3 estados por partida: en ritmo, rezagada o en sobregiro
- 3 roles administrador, operador y lector
El reto
El equipo manejaba varios proyectos, cuentas, compañías y proveedores a la vez. Cuadrar cada mes lo gastado contra lo presupuestado era un trabajo manual en hojas de cálculo: lento, propenso a errores y siempre con información atrasada.
La solución
Cada factura se registra y se asigna a una partida del presupuesto. A partir de ahí el sistema hace las cuentas solo.
- Un tablero que muestra lo gastado en el mes, el presupuesto disponible, cuánto queda por día y si el ritmo de gasto va por delante o por detrás de lo ideal.
- Cada partida se clasifica sola como «en ritmo», «rezagada» o «en sobregiro».
- Filtros por proyecto, familia, cuenta, compañía, etiqueta de campaña y proveedor.
- Vista ejecutiva de solo lectura para la gerencia, con gráficos del año y las cuentas principales.
- Asistente para cargar el presupuesto anual e importación desde Excel.
- Cierre de mes con una lista de revisión: facturas pendientes, sobregiros y pagos diferidos.
- Reportes por proveedor y de ITBMS, y descargas en Excel.
- Seguimiento de métricas de mercadeo y de los leads que llegan desde las landings.
- Gestión de usuarios con permisos según el rol, y un historial de cada cambio.
El resultado
El equipo dejó de reconstruir el presupuesto cada mes. Hoy cualquiera con acceso ve en segundos dónde está el dinero, qué partidas necesitan atención y cómo va el año, desde la computadora o el celular.
